介護施設の稟議書が通らない理由とは？現場スタッフのための書き方完全ガイド【健康王国導入例付き】

稟議書とは?基本を押さえよう

稟議書の役割と重要性

稟議書とは新しい設備やサービスの導入、予算の使用など個人の判断だけでは決定できない事項について、上司や関係部署の承認を得るための文書です。身近なケースではレクリエーション機器の購入、介護ソフトの導入、備品の購入などさまざまな場面で稟議を通す必要がある施設が大半です。特に数万円以上の支出を伴う場合や施設の運営方針に関わる導入については、稟議書を通した承認プロセスが求められます。
稟議書の最も重要な役割は決裁者に「なぜ必要なのか」「どんな価値があるのか」を正確に伝えることです。現場で日々利用者様と接している皆さんだからこそ感じる課題や導入によって得られるメリットを書面という形で可視化し、組織全体で共有するための重要なツールなのです。

＜ヘルスケア施設における稟議の流れ＞（※1）

1.起案（稟議書の作成）：現場スタッフや所属長が導入したい内容を稟議書に纏める

2.関係部署での確認：作成した稟議書を関係する部署（経理、総務、施設長補佐など）に回覧し、それぞれの立場から確認・承認をもらう。

3.決裁者による最終承認：施設長や理事長など最終的な決定権を持つ決裁者が内容を確認し、承認または却下を判断する。

4.導入：承認が下りたら実際の導入手続きに進む。

この流れの中で最も重要なのは最初の「起案」の段階です。ここで説得力のある稟議書を作成できるかどうかが、承認の可否を大きく左右します。

決裁者が見ているポイント

稟議書を審査する決裁者は主に以下の3つの観点から内容をチェックしています。

• 施設運営への貢献度

「この導入は施設の理念や目標に合っているか?」 「利用者様のQOL向上につながるか?」 「スタッフの働きやすさは改善されるか?」

• 費用対効果

「かかる費用に見合った効果が得られるか?」 「投資した金額を回収できる見込みはあるか?」 「他の方法と比べて最適な選択か?」

• 実現可能性とリスク管理

「実際に運用できる体制は整っているか?」 「導入後のリスクは把握されているか?」

これらのポイントを押さえた稟議書を作成することが承認への近道となります。次の章では具体的にどのような項目を盛り込めば良いのか詳しく解説していきます。

稟議書の基本構成と記載項目

稟議書に必要な10の項目

デイサービスや老人ホーム、特養などのヘルスケア施設で新規ツールやサービスを導入する際の稟議書は施設によってフォーマットや項目が異なります。ですが基本的には決裁者が判断するために必要な情報を盛り込むことが重要です。ここでは一般的な稟議書の基本項目として、参考となる10項目をご紹介します。

＜稟議書の基本項目＞

• 稟議書の基本情報

起案日、起案者氏名・所属部署、件名、決裁区分欄など

• 導入の目的・背景

現状の課題と、なぜ今この導入が必要なのかを説明

• 製品・サービスの概要

導入する製品名、メーカー、主な機能の簡潔な説明

• 導入により期待される効果

利用者様、スタッフ、施設運営それぞれへのメリット

• 他製品・他手段との比較

なぜこの製品を選ぶのか、他の選択肢との違い

• デモ実施結果

実際に試用した際の具体的な成果や反応

• 費用と投資対効果

初期費用、ランニングコスト、費用対効果の試算

• 実施計画・スケジュール

導入時期、設置場所、必要な設備、研修計画など

• リスクと対策

想定される課題とその解決策

• 導入実績・事例

同規模施設での導入事例や具体的な効果

これらの項目をしっかりと記載することで、決裁者が判断に必要な情報を網羅的に提供できます。特に決裁者は施設現場でデモに立ち会ったり、実際のツールを見ていない場合がほとんどです。だからこそ稟議書を通じて「どんなツールなのか」「どう役立つのか」を具体的にイメージできるように書くことが重要です。情報が十分に伝われば承認の可能性は大きく高まります。
次の章ではこれら10項目それぞれの具体的な書き方を詳しく解説していきます。特に決裁者が重視する「期待される効果」「デモ実施結果」「他製品との比較」「リスクと対策」の4項目については、より詳しくポイントをお伝えします。

【項目別解説】説得力のある稟議書の書き方

稟議書の各項目について具体的にどのように書けば決裁者に伝わりやすいのか、ポイントを解説していきます。健康王国を例にしながら実践的な書き方をご紹介します。

基本情報の記載方法

＜書き方のポイント＞
件名は、内容が具体的に伝わるように書くことが重要です。「新規機器導入について」だけでは何の機器か分からないため、製品名やカテゴリーを明記しましょう。

健康王国の場合の記載例
・件名：「音楽療養コンテンツ『健康王国DX』導入のご提案」
・件名：「レクリエーション支援システム『健康王国DX』レンタル契約について」

導入の目的・背景の書き方

＜書き方のポイント＞
ここでは「なぜ今この導入が必要なのか」を明確に伝えます。現状の課題を具体的に示し、導入の必要性を説得力を持って説明しましょう。「〜という課題がある」→「〜を導入することで解決できる」という流れで書くと決裁者も頭の整理がしやすいです。数字やデータがあれば積極的に活用しましょう。

 

健康王国の場合の記載例
【現状の課題】
・レクリエーションの準備に毎回1時間以上かかり、他の業務を圧迫している
・体操やレクの内容がマンネリ化し、利用者様の参加意欲が低下している
・スタッフによってレクの質にばらつきがあり、専門的な体操指導ができていない
・現在のカラオケ機器が古く曲数も少ないため、利用者様から不満の声が出ている

 
【導入の目的】
上記の課題を解決し、利用者様のQOL向上とスタッフの業務効率化を実現するため、専門家監修の音楽療養コンテンツを搭載した健康王国DXの導入を提案します。

製品概要の説明ポイント

＜書き方のポイント＞
導入したい製品やサービスについて決裁者が初めて聞いても理解できるように、簡潔に説明します。主な機能を3〜5つ程度に絞って「何が出来るのか」を端的に説明することが重要です。専門用語はできるだけ避けましょう。

健康王国の場合の記載例
【製品名】
健康王国DX（株式会社エクシング）

【主な機能】
・理学療法士・作業療法士監修の豊富な体操コンテンツ
・プログラム機能（体操やレクを自動で組み合わせ、準備時間を約1分に短縮）
・カラオケ機能（豊富な楽曲を搭載し、日本語楽曲はほぼ全て歌声入りで楽しめる）
・脳トレ・クイズ・回想法などのレクリエーションコンテンツ（約1,200種類以上）（※）

【特徴】
介護施設専用に開発された音楽療養システムで利用者様の介護度や目的に合わせたプログラムを簡単に作成できます。タブレット型のため少人数でも使いやすく、操作も直感的で誰でも扱えます。

 

「健康王国」コンテンツ紹介　豊富なコンテンツで、笑顔・元気・健康の維持をサポートします。

【重要】期待される効果と他製品との比較

＜書き方のポイント＞
この2項目は稟議書の中で重要な項目の一つです。決裁者は「導入して本当にメリットがあるのか?」「他の選択肢と比べてどうなのか?」を特に注目して見ています。抽象的な表現ではなく具体的な数値や時間で効果を示したり、他製品との違いを明確に伝えなければなりません。
まず導入メリットを利用者様、スタッフ、施設運営の3つの視点から整理しましょう。

健康王国の場合の記載例
【利用者様へのメリット】
・専門家監修の体操コンテンツで、安全かつ効果的なリハビリに取り組める
・介護度や身体状況に合わせたプログラムで、無理なく健康維持ができる
・多彩なレクリエーションで認知機能の維持・向上が期待できる

【スタッフへのメリット】
・プログラム機能により、レク準備時間が従来の約○○分から約1分に短縮
・専門的な知識がなくても、理学療法士・作業療法士監修のコンテンツを提供できる
・操作が直感的で簡単なため、誰でもすぐに使いこなせる

【施設運営へのメリット】
・スタッフの業務効率化により、利用者様へのケアに時間を割ける
・個別機能訓練加算のエビデンスとして活用可能（健康王国DXの場合）
・他施設との差別化要素となり、新規利用者獲得にもつながる

【他製品・他手段との比較】
他カラオケ製品やYouTubeでもレクリエーションは可能ですが、健康王国は介護施設専用に開発されているため現場のニーズに最も適したサービスです。理学療法士・作業療法士監修の専門的なコンテンツをプログラム機能で簡単に組み合わせて提供できる点は他のサービスにはない大きな強みです。またカラオケ・体操・レクが一つのシステムで完結するため、複数の機器を用意したり、毎回YouTubeで動画を探したりする手間が不要になります。特にスタッフの業務効率化と利用者様への専門的なケア提供の両立という観点で、他のサービスでは実現できない価値があります。

【重要】デモ実施結果の効果的な記載方法

＜書き方のポイント＞
デモ実施結果は稟議書の説得力を大きく高める重要な項目です。決裁者は「実際に使ってみてどうだったのか」という具体的な成果を知りたがっています。特に利用者様の満足度よりも業務効率化の数値に焦点を当てることで、施設運営上のメリットが明確に伝わります。
デモ実施期間、参加人数、実施内容は必ず明記して利用時間（時間帯）や演奏回数などの具体的な数値データを示しましょう。デモ期間中、スタッフに「業務効率」の観点からどのようなメリットがあったのかヒアリングしてみるのもいいでしょう。

健康王国の場合の記載例
【デモ実施概要】
実施日：20○○年◯月◯日～◯月◯日
参加者：利用者様15名、スタッフ4名
実施内容：ラジオ体操、音楽体操、カラオケレクリエーション（合計60分）

【業務効率化の成果】
準備時間の短縮：従来のレク準備60分 → デモ時の準備3分（57分の時短達成）
対応スタッフ数の最適化：従来3名必要 → デモ時は1名で対応可能（2名を他業務に配置）
レク実施中の業務：カラオケ自動再生中の約30分間、スタッフは記録業務や利用者様との個別対話に時間を使えた

【利用者様の反応】
・15名中14名が最後まで体操に参加（参加率93%）
・ある午後、10名の方がカラオケで歌唱、5名が鑑賞で楽しまれていた
・デモ終了後のアンケートでは「また参加したい」13名、「楽しかった」15名全員

【スタッフの声】
・「タブレット操作が簡単で初めてでもすぐに使えた」（介護職員A）
・「プログラム機能で事前準備がほぼ不要になり、当日の負担が大幅に減った」（レク担当B）

【デモで分かった導入メリット】
今回のデモを通じて健康王国の導入により、レク1回あたり約57分の準備時間削減が実現できることが確認できました。週3回レクを実施している当施設の場合、1時間削減できたと過程すると月間で約720分(12時間)の業務時間を削減でき、その時間を利用者様へのケアや他の重要業務に充てることができます。

費用と投資対効果の示し方

＜書き方のポイント＞
費用に関する項目は決裁者が最も慎重に確認するポイントです。単に金額を記載するだけでなく「その費用に見合った価値があるか」を簡潔に示すことが重要です。見積書などの具体的な資料があれば添付すると共に予算内に収まっているか、予算外の場合はその理由を説明することも大切です。

健康王国の場合の記載例
【費用対効果】（※1）
レク準備時間の短縮や必要人員の削減を月間換算すると約25時間となりました。スタッフ1名の平均時給が1,300円とした場合
月間削減効果＝25時間×1,300円＝32,500円

その他、スタッフのレク企画の負担軽減や利用者満足度向上など複合的なメリットが得られます。特に準備時間の大幅削減により、スタッフがより利用者様と向き合う時間を確保できる点は費用以上の価値があると考えます。

【予算について】
本導入費用は今年度の備品購入予算（◯◯円）の範囲内で実施可能です。

実施計画・スケジュールとリスク対策

＜書き方のポイント＞
導入後の計画と想定される課題を簡潔に示すことで、「実現可能性」を決裁者に伝えます。導入時期、設置場所、研修計画を簡潔に記載し、想定される課題とその対策を1〜2点程度に絞って書きます。ただし、この2項目については必ずしも書く必要はありません。質問された時に答えられるように準備する程度でも問題ないでしょう。

健康王国の場合の記載例
【導入計画】
導入予定：20○○年◯月
必要設備：Wi-Fi環境、電源、モニター（既存設備を活用）
スタッフ研修：メーカー担当者による操作研修（約1時間）を実施予定

【想定される課題と対策】
Wi-Fi環境の確認が必要 → 事前に環境チェックを実施。

導入実績・事例

＜書き方のポイント＞
同規模施設での導入事例を示すことで、安心感を与えます。

健康王国の場合の記載例
【導入実績】
健康王国は介護施設（デイサービス、特別養護老人ホーム、老人保健施設など）で導入されており、多くの施設で「業務効率化」「利用者満足度向上」の効果が報告されています。

 
【導入事例】
詳しくは下記よりご覧ください。
 

「健康王国」の活用事例

【実践編】コピペで使える！健康王国導入の稟議書文章例

現在、当施設ではレクリエーションの準備に毎回1時間以上かかっており、スタッフの業務を圧迫しています。また体操やレクの内容がマンネリ化し、利用者様の参加意欲が低下しているという課題があります。さらにスタッフによってレクの質にばらつきがあり、専門的な体操指導ができていない状況です。これらの課題を解決し、利用者様のQOL向上とスタッフの業務効率化を実現するため、専門家監修の音楽療養コンテンツを搭載した健康王国DXの導入を提案いたします。
健康王国DXは、理学療法士・作業療法士監修の豊富な体操コンテンツ、プログラム機能によるレク準備の大幅短縮、豊富なカラオケ楽曲(日本語楽曲はほぼ全て歌声入りで利用可能)、約1,200種以上の脳トレ・クイズ・回想法などのレクリエーションコンテンツを搭載しています。導入により利用者様は介護度や身体状況に合わせた安全かつ効果的なリハビリに取り組め、スタッフは準備時間を短縮できます。また専門的な知識がなくても質の高いコンテンツを提供でき、レクのマンネリ化も防げます。他製品やYouTubeでもレクリエーションは可能ですが、健康王国は介護施設に特化して開発されており、専門的なコンテンツをプログラム機能で簡単に組み合わせられる点が他のサービスにはない強みです。
デモを約2週間実施したところ、準備時間が従来の60分から3分に短縮(57分削減)され対応スタッフも3名から1名で可能になりました。約30分間カラオケタイムを設けたところ、スタッフが記録業務や利用者様との個別対話に時間を使えました。利用者様は15名中14名が最後まで参加(参加率93%)し、デモ終了後のアンケートでは全員が「楽しかった」と回答されました。週3回実施の場合、月間で約12時間(年間約34時間)の業務時間削減が見込まれます。
月額◯◯円の投資に対し、業務時間削減によりスタッフがより利用者様のケアに時間を充てられるようになります。操作研修とマニュアルで習得は容易で、Wi-Fi環境も事前チェックにより対応可能です。
以上、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

稟議提出前の最終チェックリスト

稟議書を提出する前に以下のチェックリストで内容を最終確認しましょう。一つでも漏れがあると差し戻しや承認の遅れにつながる可能性があります。

【基本情報の確認】
□ 起案日、起案者氏名、所属部署が記載されているか
□ 件名は具体的で、内容が一目で分かるか

【内容の確認】
□現状の課題が具体的に書かれているか（数字やデータがあればなお良い）
□導入の目的が明確に伝わるか
□製品・サービスの概要が決裁者にも理解できる表現になっているか
□利用者様、スタッフ、施設運営それぞれへのメリットが記載されているか
□デモ実施結果が具体的な数値で示されているか（特に業務効率化の数値）
□他製品との比較でなぜこの製品を選ぶのかが明確か
□費用（初期費用・月額費用）が明記されているか
□費用対効果が説明されているか
□導入スケジュールが現実的で実行可能か
□想定されるリスクとその対策が記載されているか

【添付資料の確認】
□見積書が添付されているか
□製品パンフレットやカタログが添付されているか
□デモ実施時の写真やアンケート結果があれば添付されているか

【文章の確認】
□誤字・脱字がないか
□専門用語ばかりになっていないか（決裁者目線で読みやすいか）
□文章が簡潔で分かりやすいか、箇条書きや表を活用して視覚的に見やすくなっているか

【最終確認】
□予算内に収まっているか、予算外の場合は理由が説明されているか
□上司や同僚に一度目を通してもらったか

今回のまとめ

稟議書とは?基本を押さえよう

稟議書とは新しい設備やサービスの導入、予算の使用など個人の判断だけでは決定できない事項について、上司や関係部署の承認を得るための文書です。稟議書の最も重要な役割は決裁者に「なぜ必要なのか」「どんな価値があるのか」を正確に伝えることです。

稟議書を審査する決裁者は主に以下の3つの観点から内容をチェックしています。

• 施設運営への貢献度
• 費用対効果
• 実現可能性とリスク管理

稟議書の基本構成と記載項目

＜稟議書の基本10項目＞

• 稟議書の基本情報
• 導入の目的・背景
• 製品・サービスの概要
• 導入により期待される効果
• 他製品・他手段との比較
• デモ実施結果
• 費用と投資対効果
• 実施計画・スケジュール
• リスクと対策
• 導入実績・事例

このコラムの通りに書けば稟議書が完成する。そんな実践的なガイドを目指しました。稟議書作成の負担を少しでも軽減し、施設の皆様と利用者様のために、より良い環境づくりにお役立ていただければ幸いです。健康王国の導入やデモ実施をご希望の方はお気軽にお問い合わせください。実際に体験いただくことで、より具体的な稟議書作成にもお役立ていただけます。